Almene råd og forslag til Gode Præsentationer

OK, du har besluttet dig for at bruge KPresenter til din præsentation. Før du begynder at lave transparenter eller animerede billeder bør du finde dig et stykke papir og en blyant og sætte dig ved et bord uden computer. Det betyder ikke noget om du skal lave en undervisningstime eller overbevise din chef om nytten af din plan, politik eller ide. Først skal du finde ud af, hvad du vil sige. Skriv alle de emner ned, du vil omkring, og find en meningsfuld rækkefølge. Lad detaljerne ligge, nu skal du blot beslutte dig for overskrifter og overordnet struktur.

Under hver overskrift noterer du, hvilke fakta, du vil gennemgå. Du arbejder på at opbygge en overbevisende argumentation. Du kan inddele dine fakta i ting, der skal være med, ting der helst skal med, og ting, der ville være rare at have med, hvis du havde masser af tid.

Når du har noteret alle de ting du vil sige, skal du overveje, hvor meget tid du har til at gøre det i. Ti minutter ligner en evighed når du begynder, men det er svært at nå ret meget på så kort tid. Find et ark papir og et ur, og gennemgå din præsentation mange gange. Det har mange fordele. For det første får du styr på tiden. Hvis du bliver tildelt ti minutter må du ikke gå over tiden. For det andet når du endelig står overfor et publikum vil det ikke være første gang, du har vist præsentationen. For det tredje får du styr på formuleringerne i dit eget hovede, og finder de bedste måder at udtrykke dig. Hvis du allerede har hørt dig selv lave præsentationen nogle gange, vil du vide, hvad du vil sige om lidt og hvordan du vil sige det.

KPresenter har ikke en facilitet til at tage notater i øjeblikket, men almindelige lysbilleder gør et glimrende stykke arbejde. Lav nogle lysbilleder til dig selv, skriv dem ud på almindeligt papir, samt nogle til brug med overhead projektor. Lav teksten på dine lysbilleder dejligt stor, da du skal læse den på stor afstand. Jeg bruger tekst i 14 eller 16 punkt, find ud af, hvilken størrelse du nemt kan læse. Så får du aldrig brug for at udskrive teksten fra din præsentation.

Hvis du bruger en overheadprojektor skal du være fortrolig med den i forvejen. Vær sikker på at både pæren og reservepæren virker. Rens linsen og overfladen. Hvis du ikke er vant til at arbejde med den, bør du øve dig. Vær sikker på, at lærredet er rent. Når du tager tid på dig selv er det sikkert bedst at bruge fem sekunder på at skifte billede (tæl “enogtyve, toogtyve, treogtyve....”. På den måde ved du, at du ikke behøver at forhaste dig. Hvis du har brug for at pege på noget i en skærm kan du bruge en pegepind eller en laserpointer til at pege på lærredet, eller du kan bruge en blyant på selve transparenten. Advarsel: Blyanten har det med at forskubbe sig, hvis du rykker på bordet.

Find ud af, hvor du har tænkt dig at stå. Du kan ikke stå foran dit lærred, så ude til den ene side er sikkert det bedste, hvis dit publikum skal være i stand til at se noget. Jeg projicerer tit et billede op på et whiteboard og tegner henover det. Hvis du bruger en pc med en digital projector kan du tegne henover dine billeder med KPresenters tegneværktøj. Husk at det er svært at tegne frihånds med en mus - det kræver træning. Hvis du bruger en overhead projektor kan du bruge tomme ark og en pen henover dine computertegninger.

Når du laver din præsentation skal du passe på ikke at se direkte ind i projektøren, det kan nemt ske. Hvis du har en periode på blot nogle minutter, hvor du ikke bruger maskinen, kan du slukke for den. Find også ud af, hvordan du skal komme hen til det sted, hvor du skal stå. Kig på forhånd efter stikkontakter i rummet, find ud af, hvordan persiennerne virker og hvor lyskontakterne sidder. Gode forberedelser vil minimere dine fejl (problemer med udstyr undervejs kan være et mareridt) og give dig selvtillid. Sørg for at have en reserveplan for det tilfælde at noget slet ikke virker. Hvis du har papirkopier af dine lysbilleder med, kan du hurtigt fotokopiere dem og dele dem omkring, hvis udstyret svigter.

Jeg har ikke sagt ret meget om indhold endnu. I øjeblikket har du blot et stykke papir med overskrifter for de ting, du vil sige. Før du laver noget, bør du spørge dig selv, om en illustration af det, du fortæller, vil fremme forståelsen. Dårlige præsentationer er tit en stribe lysbilleder proppet med tekst. Foredragsholderen læser så sine lysbilleder højt for publikum (som allerede har læst det hele - man læser hurtigere end man taler). Du kan prøve helt at undgå tekst på dine lysbilleder, bortset fra en titel og et serienummer. Tegn et billede af det, du vil sige, og forklar så billedet til dem. På den måde kommer de ikke foran dig (husk, de læser hurtigere end du taler), og du ser ud, som om du ved det. Det gør du ikke, du bruger blot billederne som en stribe huskeord. Et lysbillede skal understøtte det, du siger, ikke duplikere det. Det bruges til at fokusere folks opmærksomhed fremfor at distrahere dem.

Et eksempel: Jeg underviser jernbanepersonale i, hvordan de skal reagere på ulykker. Jeg ville bruge et lysbillede til at diskutere, hvordan man man flytter farligt gods fra et afsporet eller beskadiget tog til en lastbil efter en ulykke. Jeg lavede et lysbillede med en simpel tegning af en tankvogn, den slags der bruges til at transportere gas eller olie. Ved siden af skrev jeg “Cheminova Proms Kommunekemiske” så jeg ikke var nødt til at forklare det. Jeg ville have adskillige pointer igennem her. Først skal du slukke alle elektriske kabler i nærheden, før du overhovedet kan gøre noget. Jeg tegnede en støttestruktur og en pil med sikkerhedsafstanden skrevet på. Dernæst ville jeg fortælle, at man ikke kan flytte indholdet i mørke eller i tordenvejr. Jeg tegnede en måne og et lyn over køretøjet. Du skal tage specialister på råd, så jeg tegnede et ark papir og skrev ordet “Planlægning” ved køretøjet. Man skal også sikre sig, at køretøjet ikke flytter sig, når vægten indeni bliver ændret. Jeg tegnede små røde kiler ved hjulene. Nu rummer tegningen alle de ting, jeg skal fortælle om. Jeg skal blot se på tegningen, så vil den fortælle mig, hvad jeg skal tale om. Når jeg er igennem alle tingene i tegningen er jeg igennem mit emne.

Generelt kan det kun anbefales at bruge et lysbillede eller et billede, hvis det føjer noget til det, du vil sige. Du kan slappe af fremfor at skynde dig igennem det hele. Tal til dit publikum, ikke ned til dem, og husk, at det vigtigste er at få dit budskab igennem. KPresenter er et nyttigt redskab. Det kan hjælpe dig med at få dit budskab igennem, men kan ikke gøre arbejdet for dig.